HET WINNENDE WOORD

Bidschrijven: work hard, work SMART

Door Pieter van Megen

Wie inschrijft op een aanbesteding, doet mee aan een jurysport. Er zijn eisen, wensen en duidelijke wegingsfactoren. Het eindoordeel wordt geveld door een leescommissie. Deze ‘jury’ waardeert het ingezonden bid met concrete cijfers. Woorden maken in deze sport het verschil tussen winst en verlies.

Een schoonspringer duikt tijdens de Olympische Spelen van de tienmetertoren. Overtuigd van zijn kunnen. Hij deed het tientallen, misschien wel honderden keren eerder, hij kan het. Vol vertrouwen verlaat hij de plank. De sprong is goed, maar is die goed genoeg? Na een bescheiden plons volgt de hoopvolle blik naar de jury…dappere poging, geen podiumplek. De honderden uren voorbereiding eindigen in een anticlimax. Bidwriting kent een even hard eindoordeel. Soms is er plek voor meerdere partijen op het podium, vaak is het the winner takes all. Voor iedereen die niet wint, is de kater groot. Een cruciale opdracht gaat naar de concurrentie. Belangrijker nog: de enorme inzet van het eigen bidteam is niet beloond. De tientallen uren input verzamelen, het bijslijpen van de kernboodschap, het herhaaldelijk her-schrijven van elke alinea – het voelt als een groot verlies.

Woorden als proeve van bekwaamheid

De kracht van een goed bid schuilt, naast uiteraard een concurrerende prijsstelling, nog steeds in het aanreiken van oplossingen die precies dat bieden wat de klant vraagt. In de jurysport die het inschrijven op aan-bestedingen is, zijn woorden de proeve van bekwaam-heid. Met die woorden laat je zien dat je weet waar je het over hebt, dat je antwoord geeft op de vraag, maar ook dat je begrijpt waar de echte behoefte van de klant zit.

Zeker bij kwalitatieve gunningcriteria, die de laatste jaren steeds zwaarder wegen bij aanbestedingen, kunnen woorden het verschil maken tussen winst en verlies.

Sleutel naar succesvol bid Als we nog dieper inzoomen, is er eigenlijk zelfs één winnend woord, of liever nog, één winnend acroniem: SMART. SMART is de sleutel naar een succesvol bid. Het staat vaak letterlijk in de uitvraag: ‘schrijf uw antwoord zo SMART mogelijk op’. Het moet volledig duidelijk zijn wat je levert, hoe je levert, dát je levert én wanneer je levert wat de opdrachtgever vraagt. Voorbeeld: je bouwt gedurende de hele contractduur 10 procent duurzamer, vanaf 1 maart 2021, tegen een kostprijsreductie van 7,5 procent met inzet van minimaal vier mensen extra met afstand tot de arbeidsmarkt. Je garandeert dat alle onderaan-nemers dit ook doen en dit alles monitor je met resultaatmetingen die zich in de praktijk hebben bewezen: het winnende woord betekent vaak niets zonder ondersteunende cijfers.

Zeg nooit ooit Een winnende tekst is Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden. Om te weten hoe SMART een bidtekst is, doet een eenvoudige check wonderen. Er zijn woorden waarbij alle alarmbellen moeten afgaan, zoals: in de toekomst, ooit, ongeveer, vaak, soms, meestal, veelvuldig, af en toe en misschien. Ook uit den boze zijn constructies als: we willen, we gaan of we streven. Staan deze er toch nog meermalen in, dan is er nog veel werk aan de winkel. Het verhaal is nog niet concreet genoeg, niet SMART.

Alarmbellen: ooit, ongeveer, vaak, soms, meestal en misschien

Zijn er ook verliezende woorden?

Als er een winnend woord is, is er dan ook een verliezend woord? Jazeker, of beter: er zijn meerdere verliezende woorden. Inschrijvers gaan er nog te vaak de mist mee in: een bid is geen sales pitch die nieuwsgierigheid en enthousiasme bij de opdrachtgever moet wekken. Bij een bid gaat het om de onderbouwing. De onderbouwing dát jij gaat leveren, op een manier die de opdrachtgever voor ogen heeft. Vage bewoordingen, niet onderbouwde beloftes en niet te controleren plannen zijn uit den boze.

Bidwriting vraagt om nederigheid, klantgerichtheid en inlevingsvermogen, niet om borstklopperij. De overleden Tibetaans-boeddhistische leraar Gelek Rimpoché had een gezegde: don’t work hard, work smart. Zo is het bij een aanbesteding niet helemaal. Een aanbesteding winnen is altijd hard werken. Bidwriting is een jurysport met een winnaar in de laatste ronde. Maar SMART werken is essentieel om de jury te overtuigen. Wie niet in de in de huid van de jury kruipt, komt niet op het podium.

Nederigheid, klantgerichtheid en inlevingsvermogen

PIETER VAN MEGEN

Pieter van Megen is van oorsprong politicoloog en was eerder hoofdredacteur van diverse vakbladen en communicatieadviseur voor D66 bij Provinciale Staten Gelderland. Bij R&Z voert hij de hoofdredactie over de MBO Krant en werkt hij veel voor overheden en bedrijven die zich willen profileren richting overheden. Zijn ‘superspecialisme’ is het bieden van redactionele ondersteuning bij aanbestedingen.